Formation assistante de direction
Découvrez notre Formation assistante de direction, une opportunité incontournable pour celles et ceux qui aspirent à dynamiser leur carrière dans le secteur administratif. Dans un monde professionnel où la polyvalence et l'efficacité sont essentielles, cette formation vous adresse tous les défis modernes en matière de gestion de bureau, de communication et de coordination. Les compétences développées s'adressent à divers métiers tels que secrétaire, office manager ou assistante de direction, et couvrent des domaines clés comme la maîtrise de la bureautique, la conduite de réunions, et la gestion administrative du personnel. En maîtrisant des outils tels que Word, Excel et les principes du RGPD, les participants deviennent des atouts majeurs pour toute organisation cherchant à optimiser ses opérations. Acquérir ces compétences améliore significativement votre employabilité et vous prépare à évoluer vers des postes à responsabilités. Plongez au cœur des techniques de recrutement, de l'organisation d'événements, et des méthodes de classement, pour transformer votre potentiel en une ressource inestimable sur le marché du travail. Rehaussez votre profil professionnel avec Aptitudes 21 dès aujourd'hui.
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Aptitudes 21 propose des formations accessibles à tous selon les besoins de chacun
Objectifs pédagogiques
Assister un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …).
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel …) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).
Coordonner une équipe.
Le programme de la formation
42h Word
Prise en main du traitement de texte
Saisie, mise en forme, mise en page
Les tabulations
Les insertions automatiques, d’objets
Les tableaux
Le publipostage
Gestion de documents longs
42h Excel
Prise en main du tableur
Mise en page, saisie et mise en forme
Les calculs
Les tableaux, les graphiques
Les bases de données
Les fonctions particulières
Les tableaux croisés dynamiques
Exploiter une base de données
Organiser ses données dans un tableur
Trier et filtrer des tables selon plusieurs critères de manière personnalisée
Utiliser les fonctions statistiques de la base de données
Mettre en place des tableaux croisés dynamiques à une, deux ou trois dimensions
14h PowerPoint
Prise en main du logiciel
Saisie et mise en forme de textes
Le mode diapositive
Le diaporama
14h Gestion de la messagerie Outlook
Notions de base
Envoi / réception de messages
Agenda
Prise de rendez-vous, réunion
Les contacts
Les tâches
7h Outils collaboratifs
Les outils Google
Organiser les contacts
Synchroniser et partager des documents
Gérer des agendas
Communication instantanée
21h Access
Techniques de base
Conception de base de données clients
Table, saisie des données
28h Techniques de recrutement
Les enjeux du recrutement
Contexte juridique, obligations légales
Aides à l’embauche
Définition du poste
Études des fonctions, analyse du poste
Rédaction de fiches de poste
Compétence et prérequis
Les points clés d’une annonce
La recherche interne
Choix des médias
Diffuser l’offre
Pré-sélection
Les critères de sélection
Lecture des CV
Grille de présélection
Gestion administrative et logistique des entretiens
Prise de rendez-vous
Analyse et prise de décision
Comparaison des candidatures
Choix du candidat
Intégration du candidat
Les documents d’accueil
Organisation de l’accueil
Suivi de l’intégration, entretien de suivi
Suivi des périodes d’essai
14h Conduite de réunion
Les 3 types de réunion
Donner de l’information
Recevoir de l’information
Résoudre un problème
Préparer et annoncer une réunion
Ordre du jour
Présentation du document annonçant la réunion
Comment rendre la présentation motivante
Démarrer une réunion
Respecter 4 points : durée, ordre du jour, présenter, motiver
Mener une réunion
Gérer les différences de points de vue
Gestion des conflits
Gérer les oppositions
Donner de l’attention aux individus et non au groupe en tant que masse
Motiver et présenter le plan
Respecter le timing et l’ordre du jour
Déroulement et gestion des difficultés
Laisser une place pour un jeu de questions-réponses
Conclure et motiver
Savoir conclure en montrant l’aboutissement
14h Formation
Plan de développement des compétences et stratégie de l’entreprise
Déterminer les axes prioritaires
Impliquer la direction et la hiérarchie fonctionnelle
Recensement des besoins
Les besoins de l’unité, les besoins individuels
L’approche par projet
L’approche par la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Chiffrage du budget
Intégrer les nouveaux dispositifs d’accès à la formation
CPF et plan de développement des compétences
Les formations hors temps de travail
Pro A
Congés de formation
Préparer le plan
Mettre en forme le plan
Valider le plan avec la direction
Financer le plan
Utiliser au mieux le budget formation
Optimiser les financements OPCO
Savoir rechercher des ressources externes
Organiser et suivre la formation
Choix des prestataires
Gestion administrative
Suivi logistique
Évaluation qualité de la formation
Passeport des compétences
Assurer une veille sur la législation en matière de formation
28h Gestion administrative du personnel
Gestion des procédures
Les formalités liées à l’administration du personnel
Les déclarations obligatoires en entreprise
La gestion des dossiers salariés
La gestion des événements salariés
La gestion de la santé au travail
La planification et la gestion des échéances obligatoires
Gestion des événements de carrière
Le pilotage des registres obligatoires
La gestion de la lutte contre l’absentéisme
L’application de l’arbre des causes
La gestion des événements exceptionnels : maladie, accident, invalidité et décès
Introduction à la notion de contrat
Information et communication en entreprise
Le règlement intérieur : définition, principes et méthodologie de rédaction
Les sources d’information et le pouvoir de l’information en entreprise
L’affichage et documents obligatoires
Méthodologie de création du plan de communication interne
Introduction à la veille sociale et à la collecte des informations officielles
Système d’information RH
Les enjeux du SIRH et l’analyse d’opportunité
Enjeux stratégiques et gouvernance du SIRH
Enjeux de performance du capital humain
Enjeux managériaux et organisationnels
Enjeux de pilotage, de Big Data et de référentiels de données
Enjeux de dématérialisation des documents et des processus RH
Enjeux financiers et de rationalisation du SI
35h Droit social
Introduction au droit du travail
Évolutions et sources du droit du travail
Contrôle du droit et contentieux de la relation de travail
Aspects individuels du droit du travail
La formation et l’exécution du contrat de travail
La diversité des contrats de travail
L’évolution du contrat de travail
Le temps de travail
La rémunération du salarié
La formation du salarié
Les pouvoirs de l’employeur et les libertés des salariés
Les pouvoirs de l’employeur et la protection de la santé des salariés
La rupture du contrat de travail
Aspects collectifs du droit du travail
La représentation collective
La négociation collective
L’association des salariés aux performances de l’entreprise
Les conflits collectifs
Protection sociale
Le droit de la protection sociale
Le contrôle et le contentieux social
Le régime général de la sécurité sociale
La protection contre le chômage
La protection sociale complémentaire
Les autres régimes de protection sociale
7h RGPD
Comprendre le RGPD
Les données à caractère personnel et la nécessité de les protéger
Objectif et périmètre du RGPD
Les entreprises et les types de données concernés
Les enjeux et les impacts pour l’entreprise
Les impacts sur le système d’information
Comprendre les nouveaux principes de protection des données
Cadre juridique du RGPD
Les nouvelles définitions introduites par le règlement européen
Les nouveaux droits pour les personnes concernées
Les risques juridiques et les sanctions qui pèsent sur l’entreprise
Se mettre en conformité
7h Classement et archivage
Les méthodes de classement
Les modes de classement
Comprendre la vie d’un dossier
Durée légale et pratique de conservation
14h Rédiger un compte rendu
Se préparer à recevoir l’information
S’informer et se documenter
Mise en condition intellectuelle et matérielle
Prise de note
Noter l’essentiel
S’entraîner à prendre des notes synthétiques
Exploiter la prise de notes
Regrouper et reclasser les idées
Distinguer l’essentiel du superflu
Structurer le compte rendu
Hiérarchiser les idées
Distinguer « le pour information » du « pour action »
Rédiger le compte rendu
Appliquer les règles de lisibilité
Mettre en valeur les titres et sous-titres
Connaître les mentions obligatoires
Adopter un style cohérent
Contrôler avant diffusion
14h Communication
Connaître son marché
Segmentation du marché
Notion de cibles, zonage
Choix des cibles
Comportements d’achats
Définir ses objectifs
Lancer un produit ou service
Trouver de nouveaux prospects
Atteindre un nouveau marché
Fidéliser sa clientèle
Développer des partenariats
Choisir les bons outils de communication
Annonces publicitaires
Mailings
Courriers électroniques
Newsletters
Publications réseaux sociaux
Prospection téléphonique
Blogs
Prospectus
Avantages / Inconvénients
Quoi, pourquoi, pour qui ?
Concevoir le support
L’accroche
Illustration de l’annonce / du plan
Rédaction de l’annonce / du plan
Inclure les astuces promotionnelles, nouveautés
Techniques pour faciliter les réponses
14h Accueil téléphonique et face à face
Adopter un langage dynamique
Développement de l’écoute
Travail de l’intonation de la voix
Améliorer la qualité du contact au téléphone
Organiser la réception d’appels
Connaître et reconnaître les clients de l’entreprise, fiches de saisie
Personnaliser le contact
Développer une attitude de service
14h Organiser une veille
Comprendre les enjeux de la veille
Définir les objectifs d’une veille
Mettre en place une méthodologie
Panorama des sources d’informations
Définir et activer son réseau
Utiliser les outils de surveillance
Analyser et interpréter l’information
14h Droit commercial
Les grandes règles du droit commercial
Le contrat : l’achat, la vente, les conditions de validité
Les principales notions du droit des contrats et des obligations : obligation de résultat, de moyen, de faire
Qui a le pouvoir de signer quoi ?
Les vices cachés, les clauses limitatives de responsabilité, les clauses résolutoires
Les conditions générales de vente et d’achat, la loi LME, les documents contractuels
Comment se prémunir en cas de litige
L’organisation judiciaire commerciale
Le droit de la consommation et du consommateur
Les obligations du commercial et du vendeur
La législation protégeant le consommateur
Crédit à la consommation
Offre préalable
Droit et délai de rétractation
Abus de faiblesse
Les clauses abusives
Le refus de vente
Les problèmes spécifiques de la livraison
Responsabilités du fabricant et du distributeur
Les différents recours du consommateur
Le droit de la concurrence et des contrats
Les tendances de la jurisprudence et panorama de la législation
14h Collecte d’informations
Information généralités
Connaître les réseaux de communication
Caractériser l’information
Mesurer la qualité de l’information
Recenser les sources d’informations internes
Exploiter les sources d’informations externes
Les méthodes de collecte
Les différentes méthodes
Concevoir un questionnaire
Mettre en œuvre une enquête
21h Organisation et coordination des activités
Maîtriser et organiser les activités quotidiennes
Fixation et fractionnement des objectifs
Hiérarchisation des priorités
Création d’une liste de tâches
Savoir filtrer, distinguer l’essentiel, l’urgent, l’accessoire
Cas pratique : technique de planification
Mieux travailler avec les autres
La polyvalence, le partage des tâches
Savoir gérer le temps commun et déléguer efficacement
Optimiser l’organisation des réunions, des déplacements et des entretiens
Le travail inter-services et avec l’extérieur
Penser système et développer la synergie avec les autres
Planifier et organiser les activités
Établir une feuille de route
Communiquer avec efficacité
Respecter les contraintes budgétaires
Établir le budget
Suivre le budget
Contrôler le budget, les notes de frais
Gérer les écarts
Être opérationnel pour résoudre un imprévu
Se mettre en bonne condition pour résoudre un imprévu, un problème
Comment réagir en situation d’urgence
Analyser et tirer des leçons des problèmes rencontrés
7h Gestion des approvisionnements
Gestion des stocks de fournitures
Choisir un fournisseur
Négocier les tarifs
21h Organiser un événement
Préparer un événement
Identifier et gérer les contraintes matérielles
Déterminer un budget
Choix du lieu et du moment
Choisir ses intervenants
Établir un planning
Réussir sa communication autour de la manifestation
Concevoir le message et le choix du moyen de diffusion
Inscription, suivi des réponses, relances
Choix des supports pour les participants
Les principes de la communication événementielle
Définition
Cibler le public
Choisir un type de manifestation
Vivre l’événement au présent
Signalétique
Coordination des intervenants
Accueillir, animer, mettre en valeur
Relations publiques
Évaluer l’événement
Les retombées en termes d’image et en termes commerciaux
Consolider sa base de données (fichier)
35h Optimiser le fonctionnement d’une unité
Organisation du travail
Organisation du travail et approche systémique
Les notions et concepts
Les analyses structurelles et fonctionnelles d’une organisation
Poser un diagnostic
Recueillir les informations
Les outils de diagnostic d’organisation d’une unité : le tableau de répartition des tâches, le tableau des compétences acquises, la fiche de poste
Identifier les dysfonctionnements
Anticiper les besoins de personnel
Établir un diagnostic
Mise en œuvre des processus
L’analyse participative des processus de l’unité, l’utilisation du logigramme
La démarche de l’optimisation organisationnelle
Les méthodologies de résolution de problèmes organisationnels
La formalisation de l’organisation et des processus
Optimiser le fonctionnement
Prendre des décisions et communiquer sur les actions à mettre en œuvre
Vous pouvez accéder au détail du contenu de la formation sur ce PDF .
Les financements pour cette formation
Aide Individuelle à la formation (AIF)
Éligible si vous êtes :
- Demandeur d’emploi inscrit à Pole Emploi
- Personne ayant subi un licenciement économique et bénéficiant d’un accompagnement CSP (Contrat de Sécurisation Professionnelle)
Comment en faire la demande :
- Réaliser un positionnement
- Élaborer un parcours personnalisé et obtenir un devis
- Faire valider votre projet par votre conseiller Pole Emploi
Une fois votre projet validé, nous saisissons votre devis AIF sur la plateforme Kairos de France Travail. Une réponse vous est notifiée par France Travail.
Si vous souhaitez avoir plus de détails concernant les financements vous pouvez consulter notre page dédiée.
Moyens et méthodes pédagogiques
Moyens pédagogiques
- PC système et logiciels
- Liaison Internet Fibre
- Vidéoprojecteur et tableau blanc
- Supports de cours
- Cette formation peut être suivie en classe virtuelle zoom
Méthode pédagogique & Encadrement
- Animation en présentiel par un formateur expert
- Apports théoriques, échanges, interactions
- Atelier de mise en application pratique à l’écrit et/ou à l’oral
Modalités de suivi de la formation
- Émargement de feuille de présence matin et après-midi
- Attestation d’assiduité
- Attestation de fin de formation
Modalités d’évaluation des résultats
- Exercices pratiques progressifs
- Validation régulière des acquis
- Autoévaluation
- Cas pratique
- Questionnaire de satisfaction
Si vous souhaitez avoir plus de détails concernant les moyens et méthodes pédagogiques vous pouvez consulter notre page dédiée.
Suite de parcours
Postuler à un emploi d'assistant de direction
Valider un titre professionnel Assistant de direction en VAE après 1 an d'expérience professionnelle
L'équipe du centre de formation
Nathalie Guillorit
Après 30 ans d’expérience dans la formation professionnelle et Responsable du centre de formation depuis 9 ans, je m'engage chaque jour à proposer des solutions sur mesure, adaptées aux besoins des entreprises et aux parcours des apprenants.
Mon expertise des processus d’entreprise, des fonctions clés et des enjeux de compétences me permet de concevoir des formations personnalisées, tenant compte des acquis de chacun, qu'ils soient issus de l'expérience ou de la formation.
Animée par les valeurs d’excellence, de respect de l’humain et d’amélioration continue, je conçois des parcours qui offrent à chaque stagiaire l’opportunité de rebondir et d’élargir son horizon professionnel.
Mon objectif est de favoriser l’employabilité en construisant des passerelles vers un avenir professionnel épanouissant et durable.
Romain Travert
En tant que conseiller en formation chez Aptitudes 21, j’accompagne les entreprises dans le choix et la mise en œuvre des solutions de formation les plus adaptées à leurs besoins. Fort d’un titre professionnel de responsable de petites et moyennes structures, je bénéficie d’une vision globale des enjeux stratégiques des organisations.
Mon objectif est de vous proposer des conseils sur mesure, alignés avec vos priorités et vos défis. À l’écoute et réactif, je m’adapte à vos spécificités pour vous guider efficacement à chaque étape de votre projet de formation.
Mélanie Peyre
Je suis assistante formation au sein du centre. Accueillante, à l’écoute et toujours souriante, je suis là pour vous accompagner tout au long de votre parcours.
De votre arrivée à l’organisation des examens, en passant par les convocations et le suivi administratif de votre dossier, je veille à ce que chaque étape se déroule dans les meilleures conditions.
Investie dans ma mission, je reste disponible pour répondre à vos questions et vous aider à avancer sereinement.
Mon objectif est de créer un environnement bienveillant et propice à votre réussite.
Si vous souhaitez en apprendre plus concernant l'équipe du centre de formation vous pouvez consulter notre page dédiée.
Informations pratiques
62 jours
105€ / jour de formation
