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Comment concevoir un projet de GED efficace : du cahier des charges à la mise en œuvre

Article de blog rédigé le 25/09/2025 par : Romain Travert

Photo du responsable de formations entreprises Aptitudes 21, Romain Travert

Responsable de formation professionnelle chez Aptitudes 21, spécialisé dans l’accompagnement des entreprises.

En résumé

🎯 Mettre en place un projet de gestion électronique des documents (GED) efficace nécessite un cadrage rigoureux, depuis la définition claire des objectifs métiers jusqu'à la sélection et la mise en œuvre de la solution adaptée.

Le projet doit inclure :

  • Une analyse précise des besoins et processus documentaires
  • Un cahier des charges pragmatique avec des fonctionnalités clés comme :
    • La gestion des accès
    • Recherche avancée
    • Traçabilité
    • Et intégration aux outils métiers.

📌 La sélection de la solution GED repose sur des critères d'ergonomie, sécurité, compatibilité et coûts, assortie d'un benchmark approfondi.

📌 La réussite passe aussi par un plan de conduite du changement, impliquant formation et accompagnement des utilisateurs.

📌 La mise en œuvre se fait par phases pilotes contrôlées, avec une migration soigneusement préparée, une sécurité renforcée et une conformité réglementaire assurée.

📌 Enfin, un suivi régulier des indicateurs de performance et une amélioration continue via les retours utilisateurs garantissent l'évolution pérenne du système GED.

Introduction

Mettre en place une Gestion Électronique des Documents (GED) ne se résume pas à acheter un logiciel et y déposer des fichiers. C’est un projet transverse qui vise à rendre la documentation accessible, fiable, sécurisée et intégrée aux processus métiers. Un projet GED efficace réduit les risques, accélère les opérations et facilite la conformité, à condition d’être bien conçu dès le cahier des charges et piloté de façon structurée. Pour en apprendre plus sur l'utilité de la GED en entreprise, consultez notre article en lien.

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Ce guide pratique vous accompagne pas à pas, du diagnostic initial jusqu’à la sélection de la solution, en insistant sur les critères de choix, les pièges fréquents et les leviers pour réussir l’appropriation par les utilisateurs.

1. Définition d’un projet GED efficace et enjeux

Objectifs et bénéfices attendus de la GED

Un projet GED doit répondre à des objectifs métiers clairement identifiés. Parmi les bénéfices concrets attendus :

  • Gain de temps : réduction des temps de recherche de documents (indexation, moteur de recherche). Exemple : recherche d’un contrat en quelques secondes vs plusieurs dizaines de minutes.
  • Sécurité et contrôle d’accès : droits par rôle, chiffrement, gestion des versions pour éviter les fuites et les modifications non maîtrisées.
  • Conformité réglementaire : conservation, traçabilité et archivage pour répondre aux obligations (RGPD, obligations sectorielles, audits).
  • Fluidité des processus : automatisation des workflows (validation, signature électronique) pour accélérer les cycles et réduire les erreurs.
  • Continuité documentaire : sauvegarde centralisée, plan de reprise, réduction de la dépendance aux dossiers papier.

Chacun de ces bénéfices doit être quantifié autant que possible (ex. réduction visée du temps de traitement des factures de 30 %, taux d’accessibilité 99,9 %), pour pouvoir mesurer le ROI du projet.

Enjeux organisationnels, techniques et réglementaires

Un projet GED se confronte à plusieurs familles d’enjeux qu’il faut anticiper :

  • Enjeux organisationnels : résistance au changement, diversité des pratiques entre services, besoin de gouvernance documentaire (taxonomie, métadonnées standards).
  • Enjeux techniques : volumétrie et performance (débit d’entrée, archivage à froid), compatibilité avec l’existant (ERP, Active Directory (AD), outils de productivité), choix entre solution cloud vs on-premise.
  • Enjeux réglementaires et sécurité : conformité RGPD (droit à l’effacement, minimisation des données), exigences sectorielles (ex. facturation électronique), traçabilité des accès et des modifications.

Formez-vous au RGPD

Points d’attention pratiques :

  • Volume et formats : estimer le volume initial et l’évolution sur 3–5 ans, les formats à gérer (PDF, emails, images, vidéos). Cela influence l’architecture et le coût de stockage.
  • Classification et métadonnées : sans un modèle de métadonnées partagé, la recherche et l’automatisation échouent souvent.
  • Continuité de service et sauvegarde : définir RTO/RPO selon criticité des documents.

2. Élaboration du cahier des charges GED

La qualité du cahier des charges conditionne largement le succès du projet. Il doit être pragmatique, centré sur les usages et validé par les parties prenantes.

Analyse des besoins et cartographie des processus documentaires

Étapes recommandées pour une analyse efficace :

  1. Recenser les utilisateurs et leurs cas d’usage : qui recherche quoi, quand et pourquoi ? (comptabilité, RH, production, SAV).
  2. Cartographier les processus documentaires existants : flux entrants (factures, contrats, bons de commande), flux internes (validation, annotation) et flux sortants (partage, archivage).
  3. Identifier les points critiques : documents perdus, doublons, goulets d’étranglement dans les validations, non-conformités.
  4. Prioriser les processus à automatiser / digitaliser selon la valeur apportée et la complexité.

Outils pratiques : ateliers centrés utilisateurs (interviews, shadowing), questionnaires, revue d’exemples concrets (échantillons de documents).

🧠 Exemple concret : pour la facture fournisseur, cartographiez : réception (email/EDI), contrôle automatique des champs, workflow de validation, archivage, rapprochement paiement. Mesurez le temps actuel et définissez l’objectif après GED.

Fonctionnalités indispensables à spécifier

Voici une checklist des fonctionnalités minimales à intégrer dans le cahier des charges :

  • Gestion des accès et des droits par rôle et par document (ACL).
  • Recherche full-text et recherche avancée par métadonnées.
  • Traçabilité complète (historique des modifications, logs d’accès).
  • Gestion des versions et verrouillage des documents.
  • Archivage pérenne conforme (normes archivistiques et exigences légales).
  • Intégration avec les outils métiers : ERP, CRM, SIRH, outils de messagerie.
  • Workflow paramétrable (validation, escalade, alertes).
  • Support de la mobilité (consultation et dépôt depuis mobile).
  • Sécurité : chiffrement au repos et en transit, gestion des clés, MFA (authentification multifacteur).
  • Fonctionnalités de capture et OCR pour automatiser l’indexation des documents scannés.

💡 Astuce : distinguez clairement entre « must-have » (indispensables au démarrage) et « nice-to-have » (à planifier pour évolutions futures) pour éviter un cahier des charges surchargé.

Implication des parties prenantes et gouvernance du projet

La gouvernance doit être définie dès le cahier des charges pour garantir prise de décision rapide et appropriation :

  • Sponsor exécutif : pilote la priorisation et sécurise le financement.
  • Comité projet (Direction, DSI, représentants métiers, conformité) : valide les choix stratégiques.
  • Référents métiers : participent à la définition des métadonnées, workflows et règles d’accès.
  • Équipe technique (DSI ou intégrateur) : définit l’architecture, l’intégration et la sécurité.
  • Correspondants terrains (super-users) : relais lors des tests et de la montée en charge.

Bonnes pratiques de gouvernance :

  • Mettre en place un registre de décisions et un calendrier de livrables.
  • Définir des indicateurs de succès (temps de recherche moyen, taux d’adoption, nombre d’erreurs de classement).
  • Prévoir des ateliers réguliers de validation et des sessions de tests utilisateurs (UAT).

3. Sélection de la solution GED adaptée

Critères de choix d’une solution

Pour comparer les solutions, évaluez-les selon ces axes :

  • Ergonomie et expérience utilisateur : courbe d’apprentissage, vitesse de recherche, interface.
  • Évolutivité et modularité : capacité à monter en charge, ajouter des modules (OCR, RPA) ou intégrer des API.
  • Compatibilité avec le SI existant : connecteurs natifs avec ERP, annuaire LDAP/Active Directory (AD), SSO.
  • Coût total de possession (TCO) : licence, hébergement, maintenance, formation et migrations futures.
  • Support et SLA du fournisseur : réactivité, disponibilités, ressources documentées.
  • Sécurité et conformité : certifications (ISO 27001, SOC 2), chiffrement, capacité à répondre aux obligations RGPD.
  • Performances et gestion de la volumétrie : temps d’indexation, recherche sur gros volumes, archivage froid.

💡 Astuce : préparez une grille de scoring pondérée pour comparer objectivement chaque solution selon vos priorités métiers.

Benchmarks et comparaison d’éditeurs

Démarche concrète pour un benchmark opérationnel :

  1. Établir une short-list (3–6 solutions) basée sur les besoins clés et le budget.
  2. Demander des démonstrations centrées sur vos cas d’usage (« show me my processes »).
  3. Lancer des Proof of Concept (PoC) ou pilotes sur un périmètre restreint (ex. service facturation) avec vos données réelles.
  4. Mesurer les résultats : performances, facilité d’intégration, ressenti utilisateurs.
  5. Collecter des retours d’expérience clients du fournisseur, en particulier dans votre secteur.

💡 Conseil pratique : lors du PoC, testez la qualité de l’OCR sur vos types de documents et la pertinence du moteur de recherche. Ces éléments sont souvent révélateurs.

Anticiper la gestion du changement et l’accompagnement des utilisateurs

La partie technique ne suffit pas : l’adoption repose sur un plan de conduite du changement solide. Actions clés :

  • Communication claire sur les bénéfices attendus et les impacts pour chaque métier.
  • Formation progressive par niveaux (utilisateurs finaux, super-users, administrateurs).
  • Création de supports pratiques (fiches processus, FAQ, vidéos courtes).
  • Mise en place de référents métiers pour accompagner le déploiement et remonter les besoins d’amélioration.
  • Mesure de l’adoption : taux de connexion, documents déposés, temps moyen de recherche.

🧠 Exemple d’un plan de formation en 3 étapes :

  • Phase 1 (pré-déploiement) : ateliers découverte et configuration par équipe pilote.
  • Phase 2 (déploiement) : formations courtes et coaching sur site, supports en ligne.
  • Phase 3 (stabilisation) : sessions de remédiation, regroupements de retours et ajustements.

💡 Astuce : valorisez des gains rapides (quick wins) identifiés lors des pilotes pour créer de la confiance et accélérer l’adhésion.

4. Mise en œuvre du projet GED

Planification, déploiement et phases pilotes

La mise en œuvre doit suivre une progression contrôlée : pilote → extension ciblée → généralisation. Voici les étapes concrètes :

  • Définir un périmètre pilote (un service, un type de document) avec des objectifs mesurables (temps de recherche, taux d’erreur, volumes traités).
  • Mettre en place un MVP (Minimum Viable Product) : fonctionnalités must-have configurées, intégrations prioritaires connectées, workflows essentiels actifs.
  • Exécuter le pilote sur une période limitée (4–12 semaines selon complexité) : recueillir métriques et retours utilisateurs, corriger les réglages.
  • Planifier la montée en charge progressive : extension par lots métiers ou géographiques, contrôles qualité entre chaque vague.
  • Phase de « cut-over » et bascule : définir date(s) de bascule, procédures de bascule et de retour arrière (rollback) si nécessaire.
  • Hypercare (assistance renforcée post-bascule) : support dédié, monitoring rapproché et cycles de correction rapides.

Bonnes pratiques opérationnelles :

  • Itérer plutôt que tout livrer d’un coup : les tests progressifs réduisent les risques et permettent d’ajuster l’ergonomie et les métadonnées.
  • Plan de communication pour chaque étape : qui est impacté, quelles actions attendre, où trouver de l’aide.
  • Rôles clairement définis pour l’exploitation (administrateur GED, support métier, intégrateur).

🧠 Exemple concret : piloter d’abord la facturation fournisseur sur un périmètre de 2 000 documents/mois pour valider l’OCR, le workflow de validation et l’intégration ERP avant de déployer au reste de la comptabilité.

Migration des documents existants

La migration est souvent le cœur technique et organisationnel du projet. Elle se prépare en amont selon ces étapes :

  1. Inventaire et qualification : recenser les sources (serveurs, partages, boîtes mail, archives papier), estimer volumes, formats, et qualité documentaire.
  2. Nettoyage et tri : supprimer les doublons, archiver hors périmètre, corriger les métadonnées manquantes; définir règles de rétention.
  3. Mapping des métadonnées : établir correspondance entre schéma existant et modèle GED (nom, date, type, référence métier) et prévoir valeurs par défaut.
  4. Échantillonnage et tests : migrer un lot représentatif pour vérifier OCR, indexation, recherche et intégrations.
  5. Automatisation de la reprise : utiliser scripts, ETL, connecteurs ou outils d’import massifs tout en journalisant chaque opération.
  6. Validation et contrôle : contrôles sampling, checksums, rapports d’incidents, et validation par référents métiers.
  7. Migration finale et archivage historique : migrer les historiques indispensables, et stocker le reste en archive froide si nécessaire.

Points d’attention :

  • Qualité des sources : l’OCR fonctionne mal sur des scans flous — prévoyez un pré-traitement (deskew, nettoyage d’image).
  • Conservation juridique : ne supprimez rien sans validation juridique — certains documents doivent être conservés intacts pendant X années.
  • Performances : planifiez la migration hors pics d’activité et monitorer la consommation réseau et CPU.

💡 Astuce : réalisez des tests de réconciliation (nombre de documents, taille, métadonnées clés) après chaque migration partielle pour détecter rapidement les dérives.

Sécurité, confidentialité et conformité réglementaire

La GED manipule souvent des documents sensibles : la sécurité et la conformité ne sont pas négociables. Voici les bonnes pratiques à appliquer dès la conception et tout au long du projet :

  • Gouvernance des accès : mettre en place une gestion des identités et des accès (IAM), authentification forte (MFA (authentification multifacteur)), délégation par rôles (RBAC/ACL) et revue périodique des droits.
  • Chiffrement : chiffrement au repos et en transit (TLS), gestion des clés (KMS ou BYOK selon besoin de contrôle). Assurez-vous que la rotation des clés et les backups chiffrés sont configurés.
  • Traçabilité et journalisation : logs d’accès et d’actions (lecture, modification, suppression), horodatage, conservation des logs pour audits. Prévoir exportations pour contrôles externes.
  • Contrôles d’intégrité : signatures électroniques, horodatage qualifié pour les documents règlementés, et checksum pour détecter altérations.
  • Politique de rétention et conservation : règles par catégorie documentaire, mécanismes d’expiration et d’archivage conforme (normes locales/sectorielles).
  • Conformité RGPD et données personnelles : cartographier les données à caractère personnel, définir bases légales, procédures pour droit à l’effacement et portabilité.
  • Plan de reprise et continuité : définir RTO/RPO, tests réguliers de restauration, sauvegardes immuables si nécessaire.
  • Audits et certifications : privilégier des fournisseurs certifiés (ISO 27001, SOC 2) et prévoir audits réguliers

5. Optimisation, suivi et amélioration continue

Indicateurs de suivi et évaluation de la performance du projet GED

Pour piloter l’efficacité, définissez des KPI clairs et mesurables :

  • Taux d’adoption : % d’utilisateurs actifs / total, nombre de connexions hebdomadaires.
  • Volume traité : documents ingérés/jour, taille stockée, croissance mensuelle.
  • Temps moyen de recherche : réduction comparée à la situation antérieure.
  • Taux de classification correcte : % de documents correctement indexés automatiquement.
  • Nombre d’incidents de sécurité / mois et temps moyen de résolution.
  • Taux d’automatisation des workflows : % de processus déclenchés et exécutés sans action manuelle.
  • ROI mesurable : temps économisé, réduction papier, coûts de stockage, gains sur délais de traitement (ex. factures payées plus vite).

Modes de suivi : tableaux de bord opérationnels (temps réel), rapports hebdomadaires/mensuels, et revues trimestrielles avec le comité de gouvernance.

🧠 Exemple chiffré : viser une réduction du temps de recherche de 70 % et un taux d’adoption de 80 % des utilisateurs ciblés dans les 6 mois post-déploiement.

Recueillir les retours utilisateurs et améliorer les processus

Un dispositif de feedback bien conçu alimente l’amélioration continue :

  • Points de collecte : sondages courts (1–3 questions), formulaires intégrés, boîte à idées, tickets de support catégorisés.
  • Boucles courtes : prioriser les retours critiques (bloquants) pour correction immédiate, regrouper les demandes d’amélioration pour des sprints.
  • Ateliers réguliers avec super-users : sessions mensuelles ou bimensuelles pour remonter besoins, valider évolutions de métadonnées et workflows.
  • Analyse qualitative et quantitative : combiner analytics (recherches fréquentes, erreurs d’indexation) et interviews pour comprendre les causes racines.
  • Communication des améliorations : informer les utilisateurs des correctifs et nouvelles fonctionnalités pour montrer que le feedback est pris en compte.

💡 Astuce : mettez en place un « mur des quick wins » pour visualiser et valoriser les corrections rapides, cela encourage la participation.

Adapter le système GED face aux évolutions du contexte et des besoins

La GED n’est pas figée : prévoyez des mécanismes pour l’adapter aux évolutions techniques, réglementaires et métiers :

  • Roadmap évolutive : planifiez des releases régulières (fonctionnelles et techniques) alignées sur la stratégie métier.
  • Veille technologique : surveillez l’évolution des standards (OAuth, OpenID, formats d’archives), des capacités OCR/IA et des exigences réglementaires.
  • Scalabilité : architecture capable d’absorber la croissance (sharding, stockage objet, tiering froid/chaud) et tests de charge périodiques.
  • Évolutions réglementaires : adapter les règles de conservation et d’accès en fonction des nouvelles lois (ex. évolutions RGPD, obligations sectorielles).
  • Intégration continue : maintenir et enrichir les connecteurs avec ERP/CRM et outils collaboratifs via API et automatisations (RPA si besoin).
  • Formation continue : sessions de montée en compétence et documentation mise à jour pour suivre les nouvelles fonctionnalités.

🧠 Exemple : si la volumétrie double en 2 ans, planifiez une optimisation des index et une politique d’archivage actif/froid pour maintenir les performances et limiter les coûts.

Conclusion

La réussite d’un projet GED tient autant à la rigueur de son cadrage et de sa migration qu’à la capacité à accompagner les utilisateurs et à piloter la qualité dans la durée. Piloter par étapes (pilote/MVP), garantir la qualité des données migrées, sécuriser l’accès et mesurer des KPI pertinents sont les leviers indispensables. Enfin, installez une gouvernance vivante (relais métiers, supervision technique et processus de retours) pour transformer la GED en un outil évolutif et réellement utile au quotidien.

Pour aller plus loin sur la mise en place de la GED, formez-vous avec des experts